Een succesvol webinar organiseren? Doe het in 3 eenvoudige stappen.

26 januari 2021

Webinars zijn sinds 2020 niet meer weg te denken uit het interactieve bedrijfsleven, en dat zal in 2021 niet anders zijn. Ze zijn dan ook een heel efficiënte én snelle manier om lezingen, (internationale) meetings en evenementen te organiseren. Wil je als bedrijf een kwalitatieve webinar organiseren? Ontdek in drie stappen wat je nodig hebt om succesvol aan de slag te gaan.

Een succesvol webinar organiseren

Waarom een webinar?

Kan jouw event niet fysiek doorgaan of heb je een internationale doelgroep? Een webinar is een efficiënte manier om waardevolle kennis over te dragen aan honderden mensen, waar dan ook ter wereld (of land). Op kantoor, op de trein of thuis... een webinar kan je vanop elke locatie voeren én volgen waardoor je heel wat kostbare verplaatsingstijd bespaart.

Net als in een meeting room, gaat je publiek echt zitten om jou te horen spreken over een bepaald onderwerp en kan jij vragen meteen beantwoorden. De interactie is enorm groot, zeker wanneer je filmpjes, presentaties of een scherm deelt.

Maar hoe begin je er nu aan?

Stap 1: Zorg voor een waterdichte voorbereiding

Leg de lat gerust technisch hoog, je wil jouw brand identity namelijk consistent doorvoeren in al je communicatiemiddelen. Dus ook in je webinar. Richt je een studio in je eigen bedrijf in? Of trek je naar de externe studio van je technische partner? Zorg hoe dan ook voor een decor dat past bij je bedrijfsidentiteit.

Heb je de perfecte locatie gevonden, dan wil je natuurlijk ook dat de inhoud klopt. Brainstorm over de vorm en inhoud van je studiowebinar en denk na over hoe je dit wil positioneren binnen je werking en vormingsaanbod: als onderdeel van een online traject? Of wil je je volledige organisatie betrekken? Leg de exacte materie vast en zorg ervoor dat je doelgroep weet wat er van hen verwacht wordt:

Een succesvol webinar organiseren
  • Zorg voor wisselende settings en presentatievormen: video, infosessie, rondetafelgesprek, PowerPoint, een-op-een-interviews.
  • Laat de webinar max. één uur duren. Reikt je onderwerp verder? Kies dan voor een webinarreeks.
  • Stel je team samen: wie heeft de kennis en expertise? En voelt hij/zij zich comfortabel voor de camera? Wie schrijft het script uit en volgt dit op tijdens het webinar?
  • Bepaal op voorhand hoe je vragen zal behandelen: kunnen deelnemers hun vragen tijdens de webinar stellen? Aan het eind, of tussendoor?
  • Schrijf een script en test het uit. Besteed aandacht aan de intro en outro, configureer webinar software en finetune je camera en video instellingen.

Stap 2: Selecteer een technische samenwerkingspartner

Een geslaagde webinar valt of staat met goed beeld en geluid. Als het geluid het laat afweten, is het bijzonder moeilijk voor je deelnemers om zich te concentreren en haken ze vaak af. Kwalitatief hoogwaardige beelden kunnen het verschil maken voor een professionele uitstraling. Om een webinar te geven, moet je apparatuur dus aan de minimale systeemvereisten voldoen. Dat gaat van de internetsnelheid tot de hardware en software.

Heb je geen professionals op vlak van video en audio in huis? Maak gebruik van onze ingerichte videoconference ruimtes en reken op:

  • Top notch apparatuur
  • Camera’s die je vanuit verschillende posities filmen.
  • Een producer die ervoor zorgt dat alles volgens plan verloopt en instructies geeft.
  • Een technicus die waakt over een optimale geluids- en beeldkwaliteit.
  • Mogelijkheid om je event extra te promoten via onze kanalen
  • Feedback achteraf

Zelf een ruimte ter beschikking, maar het materiaal en de ondersteuning tekort? Ook hierbij staat Van Gils u met plezier bij.

Take a sneak peek van onze recente realisatie bij Vind!, waar ze een inspiratiewebinar hielden met hun personeel. Een interessante, interactieve webinar om de nodige informatie tot bij hun mensen te krijgen. Of bekijk onze reeks 'Gasten bij Van Gils' voor meer inspiratie.

Feedback

Stap 3: De follow-up

Een goede webinar voorziet in een automatische opname die na afloop via een url beschikbaar is. Stuur je deelnemers een link en vraag hen meteen naar hun feedback. Zo ontdek je wat beter of anders kan en kan je de resultaten ten opzichte van je doelen evalueren. Bespreek die resultaten met je team en stel processen of doelen bij om het de volgende keer beter of anders te doen.

Hulp nodig bij het organiseren van een webinar? 

Laurent

Hulp nodig bij het opstarten van een webinar of nog op zoek naar een technische partner?

Van Gils helpt u graag met advies op maat.

Onze trots