Thuis of op kantoor: 7 tips voor een geslaagde videoconference

19 oktober 2020

Wanneer thuiswerken het nieuwe normaal is, vinden de dagelijkse planning, presentaties en meetings zoveel mogelijk digitaal plaats. Ben jij goed voorbereid? Hoe haal je het maximum uit je conference calls vanuit huis? En hoe kan je als bedrijf videoconferencing optimaliseren?

Wil je thuis of op kantoor van elke conference call een succes maken, gebruik dan deze 7 tips.

Thuis of op kantoor: 7 tips voor een geslaagde videoconference

1. Zorg voor een goed internet

Videobellen vraagt om een goede internetverbinding. Niets vervelender dan een slechte verbinding die de hele vergadering verstoort. Een krachtig en stabiel netwerk met een veilige en betrouwbare verbinding is dan ook een must.

Tip: Je kan de snelheid van jouw thuisnetwerk eenvoudig testen via Speedtest.

Merk je dat jouw internet niet snel genoeg is? Samen bekijken we welke verbeteringspunten mogelijk zijn.

2. Gebruik de juiste tools

Verschillende tools kunnen je conference call een pak makkelijker maken. De kwaliteit die je aanbiedt aan je gesprekspartners bepaalt je professionele uitstraling en de efficiëntie van je meeting. Zowel thuis als op kantoor. Maak kennis met onze professionele tools:

Heb je al een tool ingericht, maar vraag je je af of deze nog geschikt is voor intensief videobellen? Vraag gerust een check-up en ontdek wat voor jouw bedrijf of thuiswerkplek de beste keuze is.

3. Verhoog de relevantie

Met visuals en presentaties breng je een boodschap beter over en hou je collega’s of klanten betrokken bij je call. Kies daarom een tool waarmee je schermen kan delen en gebruik eventueel templates om de huisstijl van je bedrijf te bewaren. Via collaboration tools kan je niet alleen presenteren, maar ook afspraken of documenten meteen delen met de andere deelnemers.

4. Stimuleer een productieve samenwerking

Welk videosysteem jij of je contacten ook gebruiken, zorg voor een betrouwbare softwareoplossing voor het faciliteren van meeting rooms. We denken dan aan Pexip, een hoogwaardig en veilig platform dat je een goede en stabiele videoverbinding garandeert. Gebruikers kunnen vanuit de videoconferencing ruimte met één druk op de knop inbellen in meetings, ongeacht het videoplatform dat gebruikt wordt.

5. Focus evenveel op geluid als op beeld

Voor een succesvolle videovergadering is een goede verstaanbaarheid minstens even belangrijk als elkaar kunnen zien. Besteed daarom bij de inrichting van jouw videoconferentieruimte ook aandacht aan de audiobeleving. Hou rekening met de akoestiek van de ruimte, thuis of op kantoor, en probeer achtergrondgeluiden te reduceren. De nieuwste devices zijn vaak uitgerust met noise reduction, software die de spreker duidelijk verstaanbaar maakt en die omgevingsgeluiden reduceert.

6. Roommanagement

Wil je vergader- of videoconferencing ruimtes managen en in een oogopslag reserveren, dan kan dit met een roombookingoplossing. Plan je meeting, kies de ruimte en verzend de uitnodiging naar iedereen die aanwezig moet zijn.

7. Zorg voor een back-up plan

Wanneer videobellen vanuit je persoonlijke (thuis)werkplek niet lukt, heb je maar beter een alternatief voorhanden. Wij van Van Gils stellen maar liefst 4 ingerichte videoconference en webinar ruimtes ter beschikking om in groepsverband aan een digitale call deel te nemen. Bekijk de beschikbaarheid en reserveer jouw tijdslot.

Van gedachten wisselen?

U hebt meer info nodig, u hebt specifieke vragen of u wilt van gedachten wisselen over een concreet project? Neem vrijblijvend contact op met onze expert.

Onze trots