Waarom huddle rooms de ultieme samenwerkingstool zijn

2 december 2020

De functie van een kantoorgebouw is sinds het nieuwe werken sterk veranderd. De focus ligt meer op online samenwerken en videoconferencing is een onmisbaar onderdeel van de digitale werkplek geworden. De zogenaamde ‘huddle rooms’ en ‘quick meetings’ winnen aan populariteit. Ken jij ze al?

Huddle room
Wat is een huddle room?

Wat is een huddle room?

Huddle rooms zijn kleine ruimtes waar je met behulp van videoconferencing tools makkelijk kan samenwerken en snel ideeën kunt uitwisselen. Met collega’s intern, maar ook met externe partners die zich op een andere locatie bevinden.

De ruimte is meestal geschikt voor een vijftal personen en is voorzien van volgende apparatuur:

Huddle room: kleine ruimte, grote voordelen

1. Verhoogt de productiviteit

Open kantoorruimtes zijn goed voor de samenwerking, maar nefast voor de concentratie. In huddle rooms kunnen kleine groepen collega’s samenwerken zonder anderen te storen en zonder zelf onderbroken te worden.

2. Beter contact vanop afstand

Collega’s die op afstand via videoconferencing samenwerken, maken makkelijker contact in een huddle room. De ruimte is klein waardoor de webcam dichterbij staat en externe gesprekspartners het gevoel krijgen dat ze effectief in de ruimte zitten. Dit maakt het efficiënter om deel te nemen aan het gesprek.,

3. Quick meeting

Even snel overleggen of een spontane brainstorm organiseren? Wanneer je verschillende huddle rooms creëert, vinden je medewerkers makkelijker een plekje om kort samen te zitten.

4. Optimaal gebruik van de kantoorruimte

Door huddle rooms te integreren tussen verschillende afdelingen, maak je optimaal gebruik van de beschikbare kantoorruimte. Je kan zelfs ongebruikte kamers of opslagruimtes inrichten als huddle room.

5. Minder formeel

Het grote voordeel van huddle rooms zijn hun flexibiliteit. Je gebruikt ze niet alleen voor intern of extern overleg, maar ook voor webinars en presentaties. Omdat de huddle room minder formeel is dan een vergaderruimte, wordt de creativiteit gestimuleerd en verbetert de samenwerking.

Welke hardware en software heb je nodig in een huddle room?

1. Draadloos presenteren

Een geslaagde huddle room valt of staat met een goede verbinding. Om te vermijden dat de verschillende gebruikers zelf een connector moeten meenemen, is draadloos presenteren de oplossing. Denk bijvoorbeeld aan Barco Clickshare, een tool om eenvoudig informatie vanaf een laptop of mobiel apparaat naar een presentatiescherm te delen. Snel vergaderen? Ontdek onze andere oplossingen om binnen de 10 seconden na binnenkomst de inhoud van je laptop draadloos te delen met andere deelnemers.

2. Een professionele display

Voor de hand liggend wanneer je informatie vanaf je mobiele device wil delen met een groter aantal deelnemers: een display, monitor of whiteboard. Ga voor een efficiënte, maar eenvoudige beeldoplossing om je tijd in de huddle room optimaal te benutten. Kies een scherm dat groot genoeg is zodat iedereen het goed kan zien en zich betrokken voelt, en hou rekening met de natuurlijke lichtinval en de kijkhoek om een kwalitatieve projectie te garanderen. Persoonlijk advies nodig bij de inrichting van je huddle room? Bij Van Gils zoeken we een passende oplossing voor elke ruimte en zorgen we voor een feilloze integratie.

3. Videoconferencing systeem

Ga voor een videoconferencing systeem dat voor iedereen makkelijk te gebruiken is. Zoom Rooms en Microsoft Teams zijn bijvoorbeeld ontwikkeld voor vergaderruimtes van alle formaten. Dus ook voor kleinere huddle rooms. Microsoft Teams biedt een all-in-one communicatieplatform waarmee je belt, mailt, chat en videoconferenties houdt.

Hulp nodig bij het maken van een aantal technische keuzes? Van Gils stelt maar liefst vier ingerichte videoconference en webinar ruimtes ter beschikking. CTA: Boek een ruimte

4. Audiosysteem

Ook in kleinere ruimtes mag je het belang van goede audio niet onderschatten. Zelfs op een zo laag mogelijk volume moet je perfect verstaanbaar zijn. Investeer daarom in een hoogwaardig geluidssysteem, in combinatie met een stabiele verbinding zorg je op die manier voor optimaal gebruiksgemak.

5. Aansturing

Hoe meer vergaderruimtes je bedrijf telt, hoe belangrijker een eenvoudige aansturing wordt. Projectoren, beeldschermen, audiosystemen en verlichting kan je daarom perfect bedienen via één centraal bedieningspaneel. Bovendien verhoog je niet alleen je gebruiksgemak met een persoonlijke programmatie, ook je professioneel imago krijgt een boost. Benieuwd naar jouw mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact op met onze experten.

Van gedachten wisselen?

U hebt meer info nodig, u hebt specifieke vragen of u wilt van gedachten wisselen over een concreet project? Neem vrijblijvend contact op met onze expert.

Onze trots