Wat kan videoconferencing voor u betekenen?

6 december 2019

Videoconferencing bestaat al langer maar was in de beginjaren niet beschikbaar, betaalbaar of betrouwbaar. Die tijd is voorbij. Dankzij videobellen of videovergaderen maakt het weinig uit waar uw medewerkers, klanten of relaties zich bevinden. Zakelijke communicatie verloopt daardoor niet alleen vlotter, maar wordt door het visuele aspect een stuk persoonlijker en menselijker. Nu de videoconference systemen voor iedereen toegankelijk zijn, zal deze communicatievorm binnenkort een standaard voorziening in het moderne bedrijfsleven zijn.

Videoconference
Skype voor bedrijven

Videobellen is goed voor uw werk én voor uw vrije tijd

Werknemers ervaren een steeds grotere werkdruk. Door de verstoorde balans tussen werk en ontspanning, neemt de kans op een burnout of ziekteverzuim op lange termijn alleen maar toe. Videobellen maakt het mogelijk om, zonder tijdrovende verplaatsingen, efficiënter te werken.

Vergaderen video

Nooit meer in de file voor een vergadering

Niemand houdt er van om in de file te staan. Alhoewel heel wat werkgevers en werknemers de voordelen van thuiswerken inzien, zijn meetings vaak de hoofdreden om toch naar het kantoor te rijden. Nu we dat met een videoconference systeem op een evenwaardige manier van thuis uit kunnen doen, zijn verplaatsingen tijdens het spitsuur niet langer onvermijdelijk. Integendeel zelfs: door de grote ecologische voetafdruk is het bijna onverantwoord om deze oude manier van werken te blijven voortzetten.

Kwalitatief communiceren

In deze tijd van e-mail en sociale media komen we amper nog aan persoonlijk contact toe. Ook via de telefoon gaat er heel wat non-verbale communicatie verloren en is het gesprek beperkt tot twee personen. Dat we elkaar door moderne technologie kunnen zien en horen, heeft een positieve impact op de samenwerking en arbeidsvreugde bij het ondernemen.

Tien aandachtspunten voor een geslaagde videoconference

1. Oefening baart kunst

Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat alle deelnemers ruim op tijd uitgenodigd en vooraf goed geïnformeerd zijn over de inhoud van de vergadering.

2. Check, double check

Wacht niet tot de laatste knip om de configuratie te testen, waar de meeste systemen een testfunctie voor voorzien hebben. Zo kan u de vergadering zonder zorgen, haperingen of gênante momenten aanvatten.

3. Locatie

Denk bij de keuze van de vergaderzaal aan de afmetingen. Voor een kleine ruimte kiest u best een camera en scherm met een brede kijkhoek. Zijn er twee schermen nodig om naast de deelnemers ook een presentatie te bekijken? Dan opteert u beter voor een grotere vergaderruimte. Neemt u thuis deel aan een videogesprek? Kies dan een verzorgde ruimte zonder storende of privacygevoelige elementen.

4. Hou het netjes

Voor een videoconferentie gelden dezelfde ongeschreven regels als voor een gewone vergadering. Een beleefd taalgebruik en verzorgd voorkomen zijn dus net zo belangrijk als bij een traditionele meeting.

5. Alles komt goed

Voelt u zich onzeker over het beeld dat men van u te zien zal krijgen? Wees dan ook niet te kritisch voor uzelf en weet dat iedereen deze onzekerheden kent. Een eerste videogesprek is even wennen, net als uw eerste telefoongesprek dat ooit was.

6. Bij de les blijven

Wanneer u een scherm deelt voor een presentatie, schakel dan alle mogelijke notificaties of meldingen uit die de presentatie kunnen storen. Denk maar aan inkomende berichten, e-mails, browservensters, …

7. Aantal deelnemers

“Hoe meer zielen, hoe meer vreugd” geldt niet helemaal voor een videovergadering. Net als in het echt kan een groot aantal deelnemers tot chaos of tijdverlies leiden. Zijn er toch veel deelnemers? Dan kunt u best hun audio uitzetten om storende geluiden te vermijden.

8. Less is more

Een videovergadering is niet het gepaste moment om uw vakantiefoto’s te laten zien. Hou het zakelijk en probeer de virtuele meeting tot de essentie te beperken, aangezien de deelnemers ongetwijfeld ook nog andere taken af te handelen hebben.

9. Gebruik beelden

Moet u een complex onderwerp uitleggen? Dan schept een beeld of grafiek vaak meer duidelijkheid dan een langdradige uitleg met woorden. Een infographic werkt verhelderend en houdt de aandacht van de deelnemers vast.

10. Opname

Wilt u na de videoconferentie nog weten wat er precies werd gezegd of afgesproken? Dan is het verstandig om een opname van de virtuele meeting te bewaren. Niet alleen voor de deelnemers maar ook voor eventuele afwezigen kan zo’n video achteraf goed van pas komen.

Videoconferencing

Videovergaderen is de toekomst, ook voor het milieu

De milieuproblematiek van het bedrijfsleven is vandaag actueler dan ooit. Wanneer u videoconferencing correct inzet, is dat niet alleen goed voor uw mentale gezondheid, maar ook voor uw omgeving en de ecologische voetafdruk op de planeet.

Skype vergaderen
Minder uitlaatgassen

Hoe vaak gebeurt het niet dat werknemers uren in de file staan alleen maar om een vergadering bij te wonen? Dat files grotendeels door woon-werkverkeer veroorzaakt worden, is bekend. Wanneer u bedenkt dat die verplaatsingen het milieu belasten, handenvol geld kosten en voor heel wat stress en spanning zorgen, dan spreekt de positieve impact van virtueel vergaderen op het autoverkeer voor zich.

Maar ook internationaal zal het gebruik van videoconferenties een wezenlijk verschil maken. Hoeveel tijd, brandstof en andere reiskosten gaan er niet verloren door overbodige vluchten voor een zakelijke meeting of bijeenkomst?

Conference calling
Minder verspilling

Virtueel vergaderen spaart heel wat kosten en middelen uit waar u misschien niet meteen bij stilstaat. Hoeveel papier en inkt wordt er bijvoorbeeld niet verspild aan documenten die amper gelezen worden door de deelnemers van een vergadering? En hoeveel gaat er verloren door een overvloedig assortiment van broodjes, frisdrank of versnaperingen die beleefdheidshalve voorzien worden? Wie al deze factoren in beschouwing neemt, begrijpt waarom videoconferenties steeds vaker zullen ingezet worden.

Zoom rooms

Welke videoconference systemen biedt Van Gils?

Video conferencing biedt ongekende mogelijkheden en baanbrekende voordelen voor vergaderen op afstand. Van Gils staat in voor een correcte configuratie en een vlotte verbinding op maat van uw specifieke situatie. Of u nu in een vergaderzaal, thuis of onderweg bent: met onze systemen hoeft u geen enkele vergadering te missen en bent u helemaal up-to-date.

Zoom Rooms
Zoom Rooms

Zoom Rooms is een softwarepakket voor vergaderruimtes op elke schaal. De software combineert videoconferenties, draadloze content en audio op één platform, dat met een eenvoudige interface bediend kan worden.

skype for business
Microsoft Teams / Skype for Business

Microsoft Teams is de opvolger van Skype voor bedrijven. Met deze software, bedoeld voor de zakelijke markt, kunnen medewerkers deelnemen aan directe en informele chats in een Microsoft Teams room. Gesprekken zijn er voorzien van een historiek, zodat iedereen eerdere berichten kan zien. Zo verliest uw team minder tijd en krijgt iedereen op een eenvoudige manier toegang tot bestanden en oplossingen.

Zoom rooms
Vragen over onze videoconferentiesystemen?

Heeft u nog vragen of wil u graag een demonstratie van deze platformen bekijken? Dan nodigen we u graag uit in ons kantoor in Waregem.